Tagowanie treści w SharePoint 2010 – nowe, lepsze, ale jak tego użyć?

Nowa wersja SharePoint dostarcza nam sporo mechanizmów, które w połączeniu ze sobą dają dość ciekawą funkcjonalność pozwalającą na opisywanie treści tagami. Czym jest tagowanie, jak to wygląda w najnowszej wersji platformy z Microsoft i jak tego użyć? Zapraszam do przeczytania artykułu.

Z dala od aspektów technicznych

W sieci jest wiele artykułów pokazujących jak skonfigurować mechanizm zarządzania magazynem terminów czy opisujących tajny feature, bez którego włączenia nie uda nam się korzystać z tagowania w SharePoint. W tym artykule chciałbym się skupić nie na konfiguracji tych mechanizmów, a na ich działaniu i tym, jak i do czego można je wykorzystać.

Czym jest tagowanie

Ogólnie tagowanie określa się jako opisywanie obiektów (np. dokumentów) zestawem słów/haseł w celu ich klasyfikowania. W artykule „O czym musisz pamiętać wdrażając system zarządzania dokumentami (DMS)” w rozdziale „Atrybuty dokumentów i mechanizmy Web 2.0.” opisałem krótko formy tagowania (taksonomię i folksonomię) oraz podstawowe aspekty dotyczące różnic między nimi – są dość istotne przy próbie zrozumienia jak działa tagowanie w SharePoint.

Rodzaje tagów

W SharePoint występuje kilka odmian tagów. Poniższa prezentacja przedstawia ogólne zależności między nimi (załóżmy że słowo „tag” będzie oznaczało każdy rodzaj taga występujący w SharePoint):

Zacznijmy tagować – możliwe podejścia

Taksonomia czy folksonomia – które podejście jest lepsze? To jest pytanie, na które nie ma szybkiej i jednoznacznej odpowiedzi. Na szczęście SharePoint pozwala nam wdrożyć oba rozwiązania.

Możemy wykorzystać mechanizm zarządzania magazynem terminów do zarządzania odgórnie zdefiniowaną hierarchią tagów (taksonomia) – definiujemy zestawy terminów, a w nich terminy. Inny mechanizm pozwala korzystać ze znaczników (folksonomia) – czyli pozwolić na opisywanie informacji dowolnymi słowami kluczowymi. Możemy także połączyć oba te rozwiązania i mieć zaplanowaną strukturę terminów, która może być rozbudowywana przez osoby tagujące – możliwość dopisania przez użytkowników terminów do naszej taksonomii (lub w formie mniej liberalnej – jedynie zgłosić termin do dopisania przez administratora). W tym zakresie SharePoint pozwala na dość łatwe zarządzanie naszymi tagami, definiowanie uprawnień czy określanie, które tagi do czego mogą być wykorzystywane. Możliwe jest też definiowanie etykiet dla naszych terminów w różnych językach oraz definiowanie synonimów, np. Microsoft Office SharePoint Server = MOSS.

Dostępne mechanizmy

Opisane powyżej przenikanie się podejść jest zaletą (bo pozwala dość elastycznie podejść do tematu) ale i wadą (wykorzystując poszczególne funkcje musimy zdawać sobie sprawę, w czym mogą nam pomóc, a co utrudnić). W poniższej prezentacji opisałem istotne aspekty wykorzystania i działania poszczególnych modułów.

Użyteczność – jak dobrać odpowiednie funkcje do potrzeb

Rozbudowane funkcje tagowania w nowym SharePoint w wielu wypadkach działają inaczej niż można by oczekiwać. Czy to znaczy, że nie nadają się do użycia? Według mnie nie. Należy jednak mieć świadomość, że mechanizmy dotyczące terminów i znaczników w wielu miejscach są rozłączne (choć potrafią opierać się na tych samych tagach, a przy ich stosowaniu użytkownicy mogą nie widzieć różnic między nimi).

Poniżej kilka sugestii dotyczących doboru poszczególnych funkcji zależnie od potrzeb biznesowych.

Metadane w dokumencie (Word, Excel)

Jeśli zależy nam, aby tagi były częścią dokumentu – np. można było je sprawdzić dla dokumentów, które z SharePointa zostaną skopiowane na komputer użytkownika, należy użyć słów kluczowych przedsiębiorstwa lub zarządzanych metadanych (gdyż znaczniki nie są częścią dokumentu).

Łatwe wyszukiwanie z uwzględnieniem tagów

Jeśli chcemy, aby zapytania kierowane do wyszukiwarki uwzględniały tagi, należy stosować słowa kluczowe przedsiębiorstwa lub zarządzane metadane.

Ustrukturalizowane informacje

W bibliotekach dokumentów przechowując dokumenty o podobnych cechach (np. oferty i wyceny), warto wykorzystać zarządzane metadane – szczególnie gdy kategoryzacja wymaga hierarchii. Mając takie atrybuty można je łatwo użyć do filtrowania (hierarchii nawigacji i filtry kluczowe).

Proste tagowanie treści

Gdy po prostu zależy nam na umożliwieniu użytkownikom portalu tagowania wszelakiej treści bez narzucania jakichś konkretnych reguł, warto zastosować znaczniki. Zostały one zaprojektowane do tego typu rozwiązań – chmura tagów, profil znacznika czy moje źródła wiadomości działają właśnie w oparciu o ten typ tagów.

Subskrybowanie informacji

Definiując zaawansowane zapytania do wyszukiwarki z użyciem tagów można w miarę łatwo zasubskrybować powiadomienia o nowych informacjach ukazujących się w naszym portalu, które opisane są zadanymi tagami. Do obioru  powiadomień użytkownik ma do wyboru RSS lub alerty przesyłane na e-mail.

Tomasz Kozyra

Tagi: SharePoint, SharePoint 2010, tagowanie