SharePoint 2010 – co nowego w zakresie automatyzacji procesów

Gdy przed pojawieniem się wersji RTM (ang. Release To Manufacturing) Microsoft udostępnił nam pierwsze materiały marketingowe dotyczące SharePoint Server 2010, poczułem się nieco zagubiony. Często posługiwałem się materiałami opisującymi MOSSa, ale trudno mi było przełożyć dotychczasową wiedzę na wiedzę o nowej wersji. Jak zwykle z „nowym produktem” pojawiło się odświeżone logo, motyw kolorystyczny i …cała masa nowych terminów. Co naprawdę się zmieniło?

Obszary zastosowań

Obszarów jest tyle samo, ale aż pięć z nich (ponad 70%) nazywa się inaczej. Jeżeli spróbujemy zestawić ze sobą wersje 2007 i 2010, przeglądając jednocześnie szersze opisy poszczególnych obszarów (dostępne m.in. w oficjalnej witrynie WWW produktu; niestety na polską wersję językową musimy chyba jeszcze trochę poczekać), dosyć szybko zauważymy, ze w gruncie rzeczy Microsoft przewiduje dla wersji 2010 takie same zastosowania, jak dla poprzedniej:

#	Obszary zastosowań MOSS 2007	Odpowiedniki w SPS 2010
1	Platform Services	Platform Services
2	Collaboration	Sites
3	Portal	Communities
4	Search	Search
5	Enterprise Content Management	Content
6	Business Processes	Composites
7	Business Inteligence	Insights

Nie spodziewam się, że wszyscy, którzy zainwestowali w MOSSa od razu przesiądą się na SPSa (zmiany nie ominęły akronimu). Na pewno jeszcze przez jakiś czas będziemy pracować z klientami używającymi zarówno jednej jak i drugiej wersji — warto więc mieć tę tabelkę pod ręką i pamiętać by mówić „właściwym” językiem.

Zmiany terminologii są uciążliwe (nie jest to wyłącznie domeną Microsoftu), ale na szczęście zmieniły się nie tylko materiały marketingowe. Zmian rzeczywiście jest więcej i są one głębsze.

Co nowego w zakresie wsparcia procesów?

Przyjrzyjmy się jednemu z obszarów — tytułowym kompozytom (ang. Composites). Nie chcąc się jeszcze pozbywać nawyków ze starej wersji, przetłumaczmy to dość kreatywnie jako „wsparcie dla automatyzacji procesów biznesowych”:

#	Business Processes (funkcje w MOSS 2007)	Composites (odpowiedniki w SPS 2010)
1	InfoPath Forms Services (Forms Server) / InfoPath 2007	InfoPath Services / InfoPath 2010
2	Business Data Catalog (BDC)	Business Connectivity Service (BCS)
3	Windows Workflow Foundation	Windows Workflow Foundation
4	SharePoint Designer 2007	SharePoint Designer 2010
5		Visio 2010 Premium
6		Access Services / Access 2010
7		Sandbox Solutions
8	Excel Services / Excel 2007	Excel Services / Excel 2010 / PowerPivot
9		Visio Services / Visio Web Access
10		Office Web Apps

Połowy funkcji nie było w poprzedniej wersji. Owszem, w zestawieniu uwzględniłem rozwiązania Office, ale dlaczego nie? Office towarzyszył SharePoint od zawsze, choć z punktu widzenia użytkowników „o integracji” zaczęliśmy mówić od jego drugiego wcielenia (tj. SharePoint Portal Server 2003). W poprzedniej wersji „Office” pojawiło się nawet w nazwie (MOSS = Microsoft Office SharePoint Server).

Z nową edycją Office (w szczególności Visio, a właściwie możliwościami które daje w połączeniu z Visio Services oraz Project) trudno nie traktować obu produktów (tj. Office 2010 i SPS) jako komplementarnych. Kilka z wymienionych funkcji udało mi się mniej lub bardziej dokładnie przetestować — w tym wpisie podzielę się z Wami moimi spostrzeżeniami.

Designer 2007 vs. 2010

Pierwsze co rzuca się w oczy, to że „dziedzictwo” FrontPage jest coraz mniej widoczne — mamy zupełnie nowy interfejs użytkownika, w którym dominują polecenia związane z SharePoint. Z mojego punktu widzenia (z tych funkcji korzystam najczęściej), największe zmiany dotyczą sposobu (a także możliwości) w jaki pobieramy i łączymy ze sobą dane z różnych źródeł oraz tworzymy przepływy pracy. W obecnej edycji zyskaliśmy m.in. możliwość skorzystania z „RESTful Web Services” (od ang. REpresentational State Transfer), kilka nowych czynności do wykorzystania w przepływach (m.in. możliwość manipulowania uprawnieniami i wyszukania bezpośredniego przełożonego użytkownika) i możliwość ich graficznego modelowania z Visio. Więcej o zmianach w nowej wersji w oficjalnym blogu SPD.

Visio Services / Visio Web Access / Visio 2010 Premium

Być może niektórzy z Was pamiętają, że w Visio 2007 mieliśmy możliwość tworzenia diagramów prezentujących „dane biznesowe” pobierane z zewnętrznych źródeł, np. bazy danych SQL Server (ang. Data Driven Diagrams). W praktyce nie widziałem zbyt wielu rozwiązań „produkcyjnie” wykorzystujących tę ciekawą technikę wizualizacji. Sądzę, że w dużej mierze wynikało to z tego, że osadzanie jakiegokolwiek diagramu Visio na stronie, np. intranetu, wymagało sporo zachodu. Nie licząc konieczności zaopatrzenia się w któryś z komercyjnych Web Partów, ew. zainstalowania przynajmniej Visio Viewera na komputerach użytkowników i pogodzenia się z „zawłaszczaniem” okna przeglądarki przez diagramy otwierane w Viewerze z biblioteki dokumentów.

Jeżeli możemy korzystać z licencji SharePoint Server 2010 Enterprise i Visio Premium — teraz wystarczy opublikować odpowiednio spreparowany diagram w SharePoint (jako tzw. Visio Web Drawing) i skorzystać z Web Parta „Visio Web Access” (więcej o tym jak, m.in. w blogu Visio Insights). W ten sam sposób możemy prezentować dowolny rysunek Visio. Ciekawe, na ile dzięki temu diagramy Visio się upowszechnią?

Przy okazji Visio, warto jeszcze wspomnieć o dwóch „nowych” notacjach dostępnych w wydaniu Premium. Dzięki nim, możemy modelować procesy biznesowe używając BPMNa (także w zupełnym oderwaniu od SharePoint) oraz „rysować” przepływy pracy, oszczędzając sobie nieco „klikania” w SharePoint Designerze — przepływ czynności rysujemy w Visio, importujemy do Designera i potem jedynie uszczegóławiamy w kreatorze przepływu.

Oprócz modelowania, druga z wspomnianych notacji ma jeszcze jedno zastosowanie: „wizualizację workflow”. Pamiętam, że pytanie „czy tak można” padało często w rozmowach o przepływach w 2007 — tak, teraz już można J Jeżeli zaznaczymy „pokaż wizualizację” publikując przepływ z Designera, na stronie z informacjami o stanie przepływu w SharePoint pojawi się diagram „Visio Web Access” ilustrujący które kroki są za, a które przed nami. Z moich doświadczeń wynika, że warto jednak nieco popracować (w Visio) nad wygenerowanym automatycznie diagramem — inaczej dostaniemy obraz zestawu czynności tworzących przepływ zamiast „mapy”, która powinna być czytelna w zasadzie  dla każdego.

Kwestię wykorzystania Visio do modelowania workflowów i powiązania tego narzędzia z SharePoint omowiałem też szerzej podczas webinarium (zobacz zapis w archiwum).

Access Services i PowerPivot

Aktualnemu wydaniu Accessa towarzyszą dwa scenariusze użycia — dane przechowywane na listach SharePoint i manipulowane bezpośrednio z Access oraz bazy danych Access opublikowane i udostępniane w SharePoint, w oknie przeglądarki. Access 2007 był całkiem dobrym (choć chyba rzadko używanym) narzędziem do raportowania z SharePointa— przygotowanie raportu w oparciu o kwerendę z kilku list (dosyć typowe życzenie „biznesu”) zajmowało kilka chwil. Całkiem niedawno próbowałem tego też w obecnym wydaniu. Choć nie sprawdzałem jak jest z tym pierwszym ze wspomnianych scenariuszy, próbowałem za to opublikować nieskomplikowaną bazę w „Mojej witrynie” — udało mi się to zrobić dosyć szybko i „bezboleśnie”. Zainteresowanym polecam przejrzenie „The Access Show: Developing Access 2010 Hybrid Apps with Dick Moffat”.

O PowerPivocie dowiedziałem się od jednego z naszych PMów (Roberta Regeńczuka), bodaj przy okazji pierwszej bety Office 2010. Nie miałem okazji spróbować, ale o ile pamiętam z tego co mi pokazywał (i  z tego co potem widziałem w demo z Solution Accelerator) narzędzie jest kuszące – zwłaszcza dla tych z Was, dla których Excel to „killer application” i obecny limit liczby wierszy jest za mały. Warto zacząć od oficjalnej witryny tego produktu (można go instalować także na serwerze, więc miano „dodatek do Excela” nie bardzo pasuje).

Office Web Apps

Jeżeli macie konto Microsoft SkyDrive (dawniej Office Live), wiecie o czym mowa. Podoba mi się to, że mogę szybko podejrzeć dokumenty Worda, prezentacje PowerPointa i skoroszyty Excela z Intranetu w oknie przeglądarki (trwa to zwykle ciut krócej niż uruchomienie aplikacji Office na komputerze i otworzenie pliku z serwera, ale może to kwestia mojego komputera). Dokumenty we wspomnianych formatach można także edytować. Nie miałem jeszcze okazji pracować z PowerPoint i Excel Web App, ale edytowałem kilka dokumentów w analogu Worda. W obecnej wersji mamy dostępne mniej więcej takie polecenia, jak w WordPadzie, więc „zaawansowani” mogą czuć pewien niedosyt (dla lubiących łamigłówki — polecam próbę wstawienia numeru strony). Wspólnie z Tomkiem Kozyrą próbowaliśmy także jednocześnie pracować nad dokumentem — ciekawe doświadczenie i chyba obaj chętnie byśmy się dowiedzieli czy i jak się to się sprawdza na co dzień?

Najczęściej (nie)zadawane pytanie dotyczy licencjonowania. Sprawdzałem to ostatnio dzwoniąc do Informacji Handlowej Microsoft. Od opublikowania drugiej bety SPS miałem w głowie, że jest to korzyść dostępna tylko dla użytkowników z licencjami SharePoint Enterprise CAL. Miłą wiadomością jest to, że jeżeli kupiliśmy licencję na Office 2010 w ramach któregoś z programów licencjonowania grupowego, możemy używać Office Web Apps nawet z Windows SharePoint Foundation (oficjalna strona WWW z tą informacją). Więcej o Office Web Apps (po polsku).

SharePoint Server czy SharePoint Foundation?

Ten dylemat nadal pozostaje nierozstrzygnięty W kontekście „wsparcia dla automatyzacji procesów” jedną z bardziej interesujących nowości w SharePoint Foundation (w stosunku do poprzedniej wersji — WSS, czyli Windows SharePoint Services) jest możliwość korzystania z danych z systemów zewnętrznych  „bez programowania” — BCS jest teraz „w małym” SharePoincie (jego poprzednik, czyli BDC, wymagał licencji MOSS Enterprise!). Zestawienie wygląda tak (przekreślone są funkcje dostępne w wyższych wersjach):

#	Business Processes (funkcje w Windows SharePoint Services)	Composites (odpowiedniki w SharePoint Foundation)
1	InfoPath Forms Services (Forms Server) / InfoPath 2007	InfoPath Services / InfoPath 2010
2	Business Data Catalog (BDC)	Business Connectivity Service (BCS)
3	Windows Workflow Foundation	Windows Workflow Foundation
4	SharePoint Designer 2007	SharePoint Designer 2010
5		Visio 2010 Premium
6		Access Services / Access 2010
7		Sandbox Solutions
8	Excel Services / Excel 2007	Excel Services / Excel 2010 / PowerPivot
9		Visio Services / Visio Web Access
10		Office Web Apps

Liczby funkcji jest więc podobna jak dotąd, ale dzięki BCS mimo wszystko możemy trochę więcej.

Nowe możliwości

Podsumowując ten krótki przegląd — z punktu widzenia „zaawansowanego użytkownika biznesowego” wydaje się, że przede wszystkim zyskaliśmy nowe możliwości i zostało zauważalnie ułatwione manipulowanie danymi. Zmiany można dostrzec na każdym etapie, począwszy od pozyskiwania danych (BCS) i ich zbierania, agregowania (powiązania pomiędzy listami SharePoint gwarantujące integralność danych, Access / Access Services), wizualizowania (Visio Services, Web Party do wykresów), a na analizowaniu i raportowaniu skończywszy (Access / Excel / Excel Services / PowerPivot) — zwłaszcza jeśli mamy do dyspozycji środowisko Enterprise. Nowe funkcje pozwalają nam robić więcej rzeczy niż dotąd „w przeglądarce” (Office Web Apps / Access Services / Visio Services) — mamy więc szansę na rozwiązania jeszcze bardziej oddające ideę „portalu” (choć na używalność porównywalną z aplikacjami desktopowymi trzeba jeszcze trochę poczekać).

Wyzwaniem, zapewne dużo większym niż przy poprzednich wersjach, będzie szybkie zdobycie wiedzy o wszystkich dostępnych technikach i narzędziach oraz umiejętności efektywnego posługiwania się nimi i przede wszystkim ich łączenia ze sobą (co jednocześnie stanowi sporą szansę na rozkwit usług doradczo-wdrożeniowych).

Patryk Martuszewski

Tagi: Access Services, Composites, MOSS, SharePoint, SharePoint 2010, SharePoint Designer, Visio, workflow