Intranet narzędziem codziennej pracy w VB LEASING – opis wdrożenia
Z końcem 2009 roku Contium SA dostarczyła intranet dla VB Leasing Polska SA. W ciągu czterech miesięcy od uruchomienia stał się on jednym z ważnych systemów IT w tej Spółce. Ze zgromadzonej w nim wiedzy oraz narzędzi pracy grupowej korzysta na co dzień około 150 osób w centrali i około 140 w oddziałach firmy.
Potrzeba
Usprawnienie komunikacji w firmie, ujednolicenie standardów przepływu informacji oraz udostępnienie pracownikom potrzebnych dokumentów, a przede wszystkim zmniejszenie liczby wysyłanych e-maili jako podstawowej formy dostarczania informacji, to główne problemy, jakie miał rozwiązać portal korporacyjny.
Szczegółowo, cele stawiane przed intranetem prezentowały się następująco:
- usprawnienie komunikacji wewnętrznej,
- prowadzenie jednolitej polityki informacyjnej,
- usprawnienie sposobów gromadzenia i dostępu do wiedzy/dokumentów,
- ograniczenie komunikacji przez e-mail,
- stworzenie miejsca na bazę wiedzy.
Wybór SharePoint jako platformy
Po analizie potrzeby klienta, jako rozwiązanie Contium zaproponowało budowę intranetu w oparciu o platformę SharePoint, która jest doskonałą podstawą do budowy portali korporacyjnych – posiada bardzo bogatą funkcjonalność i pozwala na dowolną jej rozbudowę, a zaawansowana integracja z pakietem MS Office dostarcza wielu cennych korzyści biznesowych.
Projektowanie systemu
Faza projektowania systemu poprzedzona została szkoleniem, na którym przyszli kluczowi użytkownicy poznali podstawowe mechanizmy SharePoint oraz sposoby pracy z poszczególnymi modułami. Takie wprowadzenie miało istotny wpływ na definiowanie szczegółowych wymagań – pracownicy VB Leasing znając dokładniej możliwości i specyfikę platformy byli w stanie precyzyjniej określać swoje potrzeby. Dzięki jednoznacznemu rozumieniu pojęć związanych z systemem zwiększyła się także jakość komunikacji pomiędzy dostawcą i klientem.
W celu dokładnego określenia wymagań oraz stworzenia koncepcji systemu, przeprowadzony został wywiad pogłębiony, w trakcie którego zebrane zostały potrzeby przedstawicieli poszczególnych departamentów i działów, a dzięki wcześniejszym warsztatom, użytkownicy byli w stanie nie tylko wyartykułować swoje potrzeby, ale odnieść je do znanych im już funkcji SharePoint.
Zebrane wymagania pozwoliły na wykonanie prac koncepcyjnych na poziomie planowania struktury informacji i funkcji poszczególnych jego elementów.
Funkcje i moduły intranetu
W zaprojektowanym systemie znalazły się następujące moduły:
- struktura organizacyjna,
- sekcje informacyjne,
- witryny departamentów i działów,
- biblioteki dokumentów ogólnofirmowych,
- witryny projektowe,
- galerie zdjęć firmowych.
System zintegrowany został z centralną bazą pracowników zbudowaną na usłudze katalogowej Active Directory, dzięki czemu dane w module struktury organizacyjnej są z nią automatycznie synchronizowane i zawsze aktualne, a użytkownicy po zalogowaniu się do domeny mają łatwy dostęp do intranetu.
Poprzez moduł publikacji treści CMS, redaktorzy w prosty sposób tworzą artykuły, dodają do nich zdjęcia z galerii i zarządzają sposobem ich publikacji określając sekcje portalu, w których artykuł ma być widoczny.
Witryny departamentów i działów posiadają szereg modułów wspomagających daną jednostkę w pracy jej pracowników oraz w komunikacji z innymi jednostkami firmy. Niektóre z nich to:
- aktualności,
- biblioteki dokumentów wewnętrznych i udostępnionych,
- bazy wiedzy,
- plany urlopów.
Witryny projektowe przygotowane dla Działu Rozwoju i Projektów, pozwalają gromadzić i wymieniać wiedzę oraz dokumenty związane z realizowanymi pracami, a poprzez dedykowany mechanizm umożliwiają integrację harmonogramów MS Project z planem prac w witrynie projektowej.
W praktyce niektóre działy wykorzystują w pełni swoje witryny i zgłaszają dodatkowe potrzeby, a niektóre wyłącznie ograniczają się do publikacji aktualności. Dobrze sprawdziły się mechanizmy publikacji informacji z witryn działowych na stronę główną-startową intranetu, a pracownicy już teraz traktują intranet jako główne miejsce wyszukiwania informacji.
Uruchomienie
Wdrożenie zakończyło się w oczekiwanym terminie (2,5 mies. od rozpoczęcia) szkoleniem redaktorów i innych użytkowników, którzy uczestnicząc w projekcie od samego początku, dobrze znali samą platformę oraz przygotowane dla nich mechanizmy, a po szkoleniu byli w stanie w pełni wykorzystać możliwości nowego portalu.
Rezultaty
Intranet staje się miejscem, które poszczególne jednostki zaczynają traktować jako nową i podstawową formę komunikacji w firmie poprzez publikowanie w nim informacji, ogłoszeń i dokumentów. Ten nowy system jest już teraz postrzegany jako nieodzowny element codziennej pracy.
Tomasz Kozyra
Tagi: intranet, portal wewnętrzny, SharePoint
-
Juror